26 Dic Validez de las facturas en PDF
Valor a efectos fiscales de las facturas en formato pdf remitidas a través de e-mail sin firma digital
Las facturas expedidas y recibidas en formato electrónico tendrán la consideración de factura electrónica, siempre que se hayan recibido en formato PDF por correo electrónico. Independientemente de que hubieran sido emitidas originalmente en papel y posteriormente digitalizadas por el proveedor. (Consulta Vinculante V2891-18, de 8 de Noviembre de 2018 de la SG de Impuestos sobre el Consumo).
A efectos del cumplimiento de las obligaciones formales en materia de IVA, las facturas, bien sean en papel o bien se trate de facturas electrónicas, deben garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
Condiciones que deben cumplir el documento
La nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, conforme así ordena la Directiva comunitaria. Es por ello que se da un mismo trato a la factura en papel y a la factura electrónica, pero obligando a que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura queden garantizados de modo que se permita crear una pista de auditoría fiable.
Si hablamos de factura electrónica está garantía puede serlo bien a través de una firma electrónica avanzada o bien mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), u otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Para que una factura pueda ser considerada como factura electrónica debe ser expedida y recibida en formato electrónico; pero no todas las facturas emitidas en formato electrónico se pueden considerar «factura electrónica» pues se exige que sean recibidas en formato PDF, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor.
Corresponde siempre, tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma durante todo el periodo de conservación, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas. Para ello, se utilizarán métodos que permitan crear una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Debe garantizarse que las facturas documenten operaciones reales y que estás no han sido modificadas o manipuladas.
Conservación de los documentos
Los documentos electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta, y sin demora injustificada.
Ya no existe la obligación de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.
No Comments